Логика современных бизнес-процессов состоит в скорости обработки информации и быстроте принятия решений. Для этого предприятия – фитнес-клубы, отели, салоны красоты, спа-комплексы, и т.д. должны быть оснащены специальными программно-аппаратными комплексами, позволяющими автоматизировать работу с клиентами, контроль за сотрудниками и за всей фирмой. Обычно предприятие покупает программу, пытается ее внедрить и сразу же сталкивается с массой трудностей.

Так, некоторые сотрудники могут не захотеть осваивать новую и сложную для них систему, кроме того, придется постараться, чтобы перенести сложные процессы бизнеса в рамки таблиц. В итоге программа или не используется на полную мощность, или сотрудники опять переходят к привычному Excel. Именно поэтому перед покупкой приложения нужно четкое понимание, какие именно процессы нужно автоматизировать.

Так, автоматизация отеля предусматривает четкое разграничение обязанностей сотрудников, регулирование процессов резервирования и бронирования номеров, выставления счетов клиентам, а также подготовку разнообразных сводок и отчетов. Выделите наиболее проблемные участки, которые тормозят работу всей вашей организации. Процесс должен быть построен так, чтобы вся информация между его участниками передавалась в автоматическом режиме.

Вторая составляющая автоматизации бизнес-процессов – это таблицы. Следует отметить, что автоматизация фитнес клуба предусматривает работу с такими основными группами данных:

• клиенты;
• действующие пакеты (абонементы);
• сотрудники фитнес клуба;
• счета для оплаты.

Каждой таблице соответствует свой список полей. Например, в таблице «клиенты» должны быть личные данные (ФИО), дата записи в клуб, действующий пакет и время его окончания. При создании таблиц следует использовать связанные поля. Благодаря им данные не придется переносить вручную, а соответствующие строки таблицы будут заполняться в автоматическом режиме.

Отметим, что автоматизация фитнеса также предусматривает создание тщательно продуманных шаблонов. Основа шаблона – это неизменная часть документа: наименование предприятия, реквизиты, адрес, и т.д. Переменная часть документа (суммы, номера счетов, фамилии клиентов) каждый раз вносится вручную. Шаблоны нужны и при составлении рассылок для оповещения клиентов о наиболее важных новостях компании, акциях, розыгрышах призов, и т.д.

Немалая доля ошибок сотрудников фирмы связана с вычислениями. Задействовав в расчете полей логику, можно ускорить обработку больших массивов информации – счетов, фактур, накладных, и т.д. Программа автоматизации сама все подсчитает и заполнит необходимые поля, а затем создаст наглядный отчет.